Procedimientos de certificación

1. Proceso de auditoría

Proceso de certificación:

1. Actividades previas a la certificación: Implica el proceso de solicitud en el que Zertia recopila la información necesaria del solicitante, incluido el alcance de la certificación, los detalles de la organización, los procesos subcontratados y cualquier consultoría proporcionada.
2. Revisión de la solicitud: Zertia revisa la solicitud para asegurarse de que toda la información requerida está completa y se prepara para el programa de auditoría.
3. Planificación de la auditoría: Incluye la determinación de los objetivos, el alcance y los criterios de la auditoría, la selección del equipo auditor y la creación de un plan de auditoría.
4. Auditoría Inicial de Certificación: El experimentado equipo de auditoría de Zertia lleva a cabo una auditoría de etapa 1 para revisar la documentación del sistema de gestión del cliente, las condiciones del sitio y la preparación para la etapa 2. El cliente de la auditoría recibirá un informe de auditoría con cualquier hallazgo que deba ser abordado durante las etapas posteriores. Durante la fase 2, el equipo auditor evaluará la conformidad del sistema de gestión con los requisitos aplicables, incluida la evaluación de la implantación y eficacia del sistema de gestión.

   Cualquier no conformidad debe abordarse mediante acciones correctivas antes de que pueda expedirse un certificado.

5. Vigilancia y recertificación: La certificación es válida durante tres años, con auditorías de vigilancia cada seis a doce meses para controlar el cumplimiento y abordar las no conformidades. La recertificación tendrá lugar tres meses antes de la expiración del certificado, iniciándose un nuevo ciclo de certificación.

2. Procesos de concesión, denegación, mantenimiento, renovación, suspensión, restablecimiento o retirada de la certificación o de ampliación o reducción del alcance de la certificación.

Concesión de la certificación:

Para ser recomendado para la certificación, todas las no conformidades deben ser abordadas a través de acciones correctivas apropiadas dentro del marco de tiempo asignado. Para las no conformidades mayores, Zertia verificará que se han implantado las acciones correctivas. Si la implementación de las correcciones y acciones correctivas para las no conformidades mayores no pueden ser verificadas dentro de los 6 meses posteriores al último día de la etapa 2, deberá realizarse otra auditoría de etapa 2 antes de recomendar la certificación.
Para las no conformidades menores, Zertia revisa si se ha establecido un plan de acciones correctivas. La eficacia de las acciones correctivas se verificará durante las auditorías posteriores.
El certificado se emite tras una revisión completa del expediente de auditoría para garantizar que existen pruebas suficientes que respalden una decisión de certificación. El cliente debe estar en buena situación financiera con Zertia antes de que un certificado pueda ser emitido.
La certificación puede ser denegada si no hay pruebas suficientes de que el sistema de gestión cumple los criterios de auditoría, si el cliente no tiene una buena situación financiera con Zertia o si no se cumplen los acuerdos contractuales.

Mantenimiento de la certificación:
La certificación es válida durante tres años, con auditorías de vigilancia cada seis a doce meses para controlar el cumplimiento y abordar las no conformidades. La recertificación tendrá lugar tres meses antes de la expiración del certificado, iniciándose un nuevo ciclo de certificación.

Suspensión de la certificación:

Reason	Action
7.1.2.1 El sistema de gestión certificado del cliente ha incumplido de forma persistente o grave los requisitos de certificación, lo que se ha puesto de manifiesto por uno de los siguientes motivos:
o abordar eficazmente una no conformidad grave,	Suspensión inmediata una vez finalizado el plazo para abordar la no conformidad grave en su segunda aparición.
Una avería completa del sistema,	discutir con el cliente la opción de una suspensión voluntaria hasta que haya subsanado la deficiencia en su sistema de gestión. Suspensión inmediata tras la detección de la avería completa del sistema.
No responder con acciones correctivas a las no conformidades dentro del plazo asignado,	Para una NC grave: Suspensión inmediata una vez transcurrido el plazo para abordar la acción correctiva.Para una NC menor: El Director de Certificación y el Auditor Jefe revisan el caso y deciden sobre una posible ampliación del plazo para abordar la NC; envían una carta de advertencia al cliente indicando la ampliación y posterior suspensión si no responde.
Violaciones de las normas de uso de las marcas y logotipos de Zertia o del organismo de acreditación,	Una vez conocido el hecho, el Coordinador de Certificación envía carta al cliente indicando el hallazgo y solicitando la corrección inmediata en un plazo razonable dependiendo del tipo de violación.
No responder a las quejas o no atender las quejas válidas.	Suspensión inmediata una vez transcurrido el plazo para atender las quejas según el procedimiento de quejas P5-7.
7.1.2.2 El cliente no permite que se realicen auditorías de vigilancia o recertificación con las frecuencias requeridas, incluidas:
No responder a la comunicación de Zertia en relación con la programación y planificación de auditorías,	La certificación se suspende en el siguiente aniversario de la decisión de certificación. Por ejemplo: si la decisión de certificación inicial se tomó el 15 de junio de 2024 y el cliente no responde a la comunicación relativa a la programación y planificación de la auditoría, la certificación se suspenderá a partir del 15 de junio de 2025.
No cooperar en la programación o planificación de las auditorías.	La certificación se suspende en el siguiente aniversario de la decisión de certificación. Por ejemplo: si la decisión de certificación inicial se tomó el 15 de junio de 2024 y el cliente no responde a la comunicación relativa a la programación y planificación de la auditoría, la certificación se suspenderá a partir del 15 de junio de 2025.
7.1.2.3 El cliente solicita la suspensión.	Según lo acordado entre Zertia y el cliente.
7.1.2.4 El cliente no paga las facturas de Zertia dentro de los plazos de pago establecidos.	Envío de una carta de advertencia al cliente. Siempre que el calendario y las actividades de certificación se hayan realizado de acuerdo con el programa de auditoría/certificación y el fallo sea administrativo, el Director de Certificación podrá conceder una prórroga.

Restablecimiento de la certificación:
La certificación se restablecerá una vez resuelto el problema que provocó la suspensión. En cualquier caso, el resto del programa de auditoría con un ciclo de auditoría que incluya las fechas en las que se debe volver a obtener la certificación no cambiará. Por ejemplo: si una auditoría tiene lugar cinco meses después de la fecha en que debía realizarse (lo que da lugar a la suspensión), las fechas establecidas para las auditorías posteriores y la fecha de vencimiento de la recertificación no cambian.

La certificación puede restablecerse en un plazo de 6 meses a partir de la fecha de expiración, siempre que se completen las actividades de recertificación pendientes. En caso contrario, puede retirarse la certificación y ser necesaria una auditoría de certificación inicial completa.

Retirada de la certificación:
La certificación se retirará si el cliente no aborda las acciones establecidas en el plazo previsto. La suspensión no debe superar los seis meses. Tras seis meses de suspensión, se retira la certificación.
El Gestor de Certificación decide sobre la retirada de la certificación y lo notifica al cliente. El cliente puede solicitar la retirada.
Las certificaciones retiradas no pueden restablecerse. Si el cliente desea continuar con su certificación tendrá que volver a solicitarla y se establecerá un nuevo programa de auditoría.

Reducción del alcance de la certificación:
Si determinadas partes del sistema de gestión incumplen de forma persistente o grave los requisitos de certificación, el alcance puede reducirse para excluir dichas partes. Por ejemplo, si los requisitos del sistema de gestión no se cumplen para algunos de los productos que estaban originalmente dentro del alcance de la certificación, el alcance puede reducirse para excluir esos productos o centros. En este caso, debe llegarse a un acuerdo con el cliente para determinar las acciones posteriores y los plazos.
Se debe emitir un nuevo certificado con el nuevo alcance, y los clientes deben devolver o proporcionar una declaración por escrito de que el certificado original ha sido destruido.

Ampliación del alcance de la certificación:
El cliente puede exigir una ampliación del alcance para incluir, por ejemplo, otros productos, servicios, procesos o centros. Las ampliaciones del alcance suelen tratarse durante las auditorías anuales de vigilancia o recertificación, a menos que el cliente exija una ampliación inmediata.

3. Tipos de certificaciones de sistemas de gestión

ISO/IEC 42001:2023 Tecnología de la información – Inteligencia artificial – Sistema de gestión

4. Condiciones para el uso del nombre y la marca de certificación de Zertia

Pendiente.

5. Procedimientos de tramitación de solicitudes de información, reclamaciones y recursos

En caso de opiniones divergentes sobre los resultados o conclusiones de la auditoría, el primer paso es discutirlas y resolverlas entre el equipo de auditoría y el cliente. Sin embargo, si no se resuelve, el cliente tiene derecho a reclamar o recurrir.

Quejas:
Las quejas pueden ser recibidas de clientes u otras partes interesadas y típicamente se relacionan con la conducta del personal de Zertia o subcontratistas que realizan trabajos para o en nombre de Zertia, o pueden relacionarse con la forma en que se realizan ciertas actividades. Los clientes o usuarios de los servicios de una organización que ha sido certificada por Zertia también pueden quejarse de la organización certificada.
Las quejas pueden presentarse por los siguientes medios:

1. Por correo electrónico a hello@zertia.ai
2. Verbalmente por teléfono a un asociado de Zertia.

Se investigarán todas las quejas y se tomarán las medidas oportunas.
El denunciante recibirá una resolución o un informe de situación en el plazo de un mes desde la presentación de la denuncia, y posteriormente cada mes, hasta que se haya resuelto la denuncia.

Recursos:
Un cliente de certificación puede no estar de acuerdo con una decisión de certificación o una decisión de suspender, retirar o reducir el alcance de la certificación.
Zertia es responsable de todas las decisiones a todos los niveles del proceso de tramitación de recursos.
Para asegurar la imparcialidad, todo el personal involucrado en el proceso de gestión de apelaciones es diferente de aquellos que llevaron a cabo las auditorías y tomaron la decisión de certificación.
La presentación, investigación y decisión sobre los recursos no dará lugar a ninguna acción discriminatoria contra el recurrente.

Los recursos deben presentarse por escrito por cualquiera de los siguientes medios:

• a través de un enlace en la página web de Zertia
• por correo electrónico a hello@zertia.ai
  e incluya la siguiente información:
• Cliente de la auditoría, alcance de la auditoría, fecha(s) de la auditoría, número de referencia de la auditoría
• Nombre, correo electrónico y número de teléfono del punto de contacto
• Motivo y justificación del recurso
• Cualquier información complementaria
  Los recursos son examinados por un comité de recursos que tomará una decisión al respecto.

El recurrente recibirá un informe de situación un mes después de que Zertia haya recibido el recurso, y posteriormente cada mes, hasta que se haya alcanzado una resolución.
El responsable de certificación de Zertia comunicará la resolución al cliente. Todas las resoluciones son definitivas.

6. Política de imparcialidad

Anexo: Política de imparcialidad